Faktury z WooCommerce dla księgowej – miesięczna paczka

8 listopada 20264 min czytaniaKsięgowość i faktury

W skrócie: Księgowa potrzebuje ze sklepu internetowego kompletu faktur i korekt z danego miesiąca oraz zestawienia z sumami netto, VAT i brutto. WooCommerce nie ma rejestru dokumentów, więc w wielu sklepach ktoś na koniec miesiąca pobiera PDF-y po kolei i przepisuje kwoty do arkusza. Da się to zautomatyzować: rejestr liczy sumy sam, a w wybranym dniu miesiąca księgowa dostaje e-mail z zestawieniem i wszystkimi dokumentami.

Czego księgowa potrzebuje ze sklepu internetowego?

To, co dokładnie przekazujesz, ustalasz z księgową, ale zwykle są to:

faktury sprzedaży z danego miesiąca,
faktury korygujące – zwroty i rabaty,
zestawienie wszystkich dokumentów z numerami, datami, nabywcami i kwotami netto, VAT i brutto,
podział na waluty, jeśli sprzedajesz także w euro czy innych walutach,
informacje o sprzedaży, do której nie wystawiono faktur, np. dla konsumentów – sposób jej ewidencjonowania zależy od Twojej sytuacji.

Pro formy zwykle nie są potrzebne, bo nie są dokumentami księgowymi.

Jak to wygląda bez automatu?

Najczęstszy scenariusz: ostatniego dnia miesiąca ktoś otwiera listę zamówień, pobiera faktury jedna po drugiej, zbiera je w folderze, liczy sumy w arkuszu i wysyła wszystko e-mailem. Przy kilkudziesięciu zamówieniach to godzina albo dwie pracy. Przy kilkuset – cały wieczór i spore ryzyko, że któraś korekta się zgubi.

Rejestr dokumentów – zestawienie zamiast arkusza

Dobry rejestr dokumentów w sklepie:

pokazuje wszystkie dokumenty z miesiąca – faktury, korekty, pro formy,
liczy sumy netto, VAT i brutto, osobno dla rodzaju dokumentu i waluty,
pozwala szukać po numerze, nabywcy i NIP-ie,
eksportuje CSV, który otworzysz w Excelu albo zaimportujesz do programu księgowego,
pobiera ZIP ze wszystkimi PDF-ami z miesiąca jednym kliknięciem.

Rejestr dokumentów z miesiąca: sumy według rodzaju i waluty, wyszukiwarka oraz eksport CSV i ZIP.

Automatyczna paczka dla księgowej co miesiąc

Następny krok to wysyłka bez Twojego udziału. W wybranym dniu miesiąca księgowa dostaje e-mail z:

plikiem CSV z zestawieniem dokumentów z poprzedniego miesiąca,
plikiem ZIP ze wszystkimi PDF-ami.

Jeśli księgowa poprosi o paczkę za inny miesiąc albo wcześniej, możesz ją wysłać ręcznie jednym przyciskiem.

A co z KSeF?

Faktury dla firm wysłane do KSeF księgowa może pobrać bezpośrednio z systemu, jeśli ma do niego dostęp. Zestawienie ze sklepu nadal się przydaje: obejmuje też faktury dla konsumentów spoza KSeF, korekty i podział na waluty, a sumy pozwalają szybko sprawdzić, czy niczego nie brakuje. Więcej o KSeF w poradniku jak automatycznie wysyłać faktury z WooCommerce do KSeF.

Jak ustawić miesięczną paczkę dla księgowej krok po kroku

WooCommerce nie ma rejestru dokumentów, dlatego potrzebna jest wtyczka. Pokazujemy to na Faktury, korekty i KSeF dla WooCommerce.

Krok 1: sprawdź rejestr

Wejdź w WooCommerce → Faktury → Rejestr. Wybierz miesiąc i zobacz listę dokumentów z sumami. Przyciskami pobierzesz CSV i ZIP z PDF-ami.

Krok 2: włącz automatyczną wysyłkę

W WooCommerce → Faktury → Ustawienia znajdź sekcję Miesięczna paczka dla księgowej. Zaznacz Wysyłaj automatycznie, wpisz e-mail księgowej i dzień miesiąca od 1 do 28. Paczka wychodzi o 7:00.

Paczka dla księgowej: e-mail, dzień miesiąca, rodzaje dokumentów i ZIP z PDF-ami.

Krok 3: wybierz zawartość

Zdecyduj, które rodzaje dokumentów mają trafić do paczki i czy dołączać ZIP z PDF-ami, czy wystarczy samo zestawienie CSV.

Krok 4: wyślij paczkę testowo

W Narzędzia → Wyślij paczkę do księgowej teraz wybierz miesiąc i wyślij. Sprawdź z księgową, czy format CSV jej odpowiada.

Na co uważać?

Wybierz dzień po zamknięciu miesiąca. Np. 3. dzień miesiąca daje czas na ostatnie zwroty i korekty.
Zadbaj o dostarczalność e-maili. Duży ZIP z PDF-ami może zostać odrzucony przez skrzynkę. Wysyłaj pocztę przez SMTP i sprawdź limit załączników u księgowej.
Ustal format z księgową. Niektóre biura wolą samo CSV do importu, inne komplet PDF-ów.

Najczęstsze pytania

Czy WooCommerce ma raport faktur?

Nie. WooCommerce ma raporty sprzedaży, ale nie ma rejestru faktur, bo sam ich nie wystawia.

W jakim formacie księgowa dostaje zestawienie?

Jako plik CSV, który otworzysz w Excelu albo zaimportujesz do programu księgowego, oraz opcjonalnie ZIP ze wszystkimi PDF-ami.

Czy mogę wysłać paczkę za wcześniejszy miesiąc?

Tak. W narzędziach wybierasz dowolny miesiąc i wysyłasz paczkę od razu.

Czy w zestawieniu są korekty?

Tak. Rejestr obejmuje faktury, faktury korygujące i pro formy, z sumami osobno dla każdego rodzaju.

Czy zestawienie uwzględnia różne waluty?

Tak. Sumy są liczone osobno dla każdej waluty.

Faktury, korekty i KSeF dla WooCommerce

Faktury wystawiane automatycznie, korekta do każdego zwrotu, pro formy, rejestr z paczką dla księgowej i wysyłka do KSeF – prosto ze sklepu. Przetestuj 7 dni za darmo, wersja Pro kosztuje 197 zł/rok.

Wypróbuj za darmo Instrukcja wtyczki

← Wszystkie wpisy

Jak co miesiąc przekazać księgowej faktury z WooCommerce bez ręcznego zbierania?

Czego księgowa potrzebuje ze sklepu internetowego?

Jak to wygląda bez automatu?

Rejestr dokumentów – zestawienie zamiast arkusza

Automatyczna paczka dla księgowej co miesiąc

A co z KSeF?