Do czego służy wtyczka
Każde zamówienie dostaje fakturę bez Twojej pracy, każdy zwrot – fakturę korygującą, a na koniec miesiąca księgowa dostaje jeden e-mail ze wszystkim. Polskie sklepy jednym przełącznikiem wysyłają faktury do KSeF – z numerem KSeF i kodem QR na PDF.
Co potrafi
Faktury, które wystawiają się same
Faktura powstaje, gdy zamówienie dostanie wybrany status (np. „Zrealizowane”), trafia jako załącznik do e-maila WooCommerce i do pobrania w Moim koncie klienta. Numeracja według Twojego wzoru, np. FV/{n}/{MM}/{YYYY} – od nowa co miesiąc, co rok albo ciągła. Numer jest blokowany na czas wystawiania, więc dwa zamówienia nigdy nie dostaną tego samego numeru.
Efekt: koniec z ręcznym wystawianiem faktur, luk i dubli w numeracji.
Korekta do każdego zwrotu
Gdy robisz zwrot w WooCommerce (całe zamówienie, część pozycji albo sama kwota), wtyczka wystawia fakturę korygującą do tego zwrotu – z numerem faktury korygowanej, przyczyną i kwotami. Zwrot samej kwoty jest dzielony proporcjonalnie na stawki VAT zamówienia. Korekta idzie z e-mailem WooCommerce „Zwrot zamówienia”.
KSeF jednym przełącznikiem
Wklejasz NIP i token KSeF – faktury i korekty trafiają do Krajowego Systemu e-Faktur jako faktury ustrukturyzowane FA(3) (KSeF API 2.0), w tle albo przyciskiem w zamówieniu. Wybierasz: tylko faktury dla firm (z NIP-em) albo wszystkie. Na PDF pojawia się numer KSeF i kod QR do weryfikacji, a z zamówienia pobierzesz UPO i plik XML. Zaczynasz na środowisku testowym MF, na produkcję przełączasz, gdy wszystko działa.
Efekt: KSeF bez drugiego programu i bez przepisywania faktur.
Pro forma i dokument dostawy
Pro forma przy przelewach – klient dostaje dokument do zapłaty z numerem konta i tytułem przelewu. Dokument dostawy (bez cen, z adresem dostawy) wydrukujesz hurtowo z listy zamówień albo dołączysz do e-maila „Nowe zamówienie”.
Kopia archiwalna, która się nie zmienia
W chwili wystawienia dane Twojej firmy, nabywcy, pozycje i podsumowanie VAT są zapisywane w dokumencie. Zmiana ustawień czy zamówienia później nie zmienia wystawionych faktur. Pliki PDF (i XML z KSeF) są przechowywane w chronionym folderze.
Rejestr dokumentów i paczka dla księgowej
WooCommerce → Faktury → Rejestr: wszystkie dokumenty z miesiąca z sumami netto, VAT i brutto (osobno dla rodzaju i waluty), wyszukiwanie po numerze, nabywcy i NIP-ie, eksport CSV do Excela i ZIP ze wszystkimi PDF-ami. Co miesiąc, w wybranym dniu, CSV i ZIP mogą same trafić e-mailem do księgowej.
Efekt: miesięczne rozliczenie to jeden e-mail zamiast wieczoru z wyszukiwaniem faktur.
Wygląd jak Twoja firma
Dwa szablony: Aurora (kolorowy pasek nagłówka) i Ledger (klasyczny układ w ramkach, z polami na podpisy). Twoje logo i kolor marki, kwota słownie (PL i EN), SKU, pole „Zapłacono” / „Termin płatności”, uwagi dla rodzaju dokumentu i dla konkretnego zamówienia.
Dobrze wiedzieć
- Czynny podatnik VAT albo zwolniony z VAT (art. 113) – w trybie „Zwolniony z VAT” na dokumencie jest jedna kolumna ceny i Twoja adnotacja o zwolnieniu.
- Firmy z UE: adnotacja i stawka odwrotnego obciążenia (współpracuje z wpAsist VIES VAT). Pole NIP w kasie klasycznej i blokowej.
- Faktura w języku zamówienia: kto kupił na angielskiej wersji sklepu, dostaje fakturę po angielsku, na polskiej – po polsku (WPML, Polylang, TranslatePress). Możesz też ustawić jeden stały język. Panel i dokumenty po polsku i angielsku.
- Pobieranie faktur i dokumentów dostawy hurtem, jako jeden PDF, z listy zamówień.
- Własne szablony w motywie:
twoj-motyw/wpasist-invoices/{szablon}/document.phpistyle.css. - Zgodna z HPOS i kasą blokową WooCommerce.
Instalacja i pierwsze ustawienia
Zanim zaczniesz
Potrzebujesz WordPressa 6.2 lub nowszego, WooCommerce 8.0+ i PHP 7.4+ oraz konta administratora. Przed instalacją każdej nowej wtyczki zrób kopię zapasową sklepu – w większości paneli hostingowych to jeden przycisk.
Krok 1: pobierz wtyczkę i klucz licencyjny
Po zamówieniu (wersji Pro albo bezpłatnej wersji Free na 7 dni) dostajesz e-mail z kluczem licencyjnym i przyciskiem Pobierz. Ten sam klucz i plik znajdziesz zawsze w Moje konto → Licencje na wpasist.eu.
- Kliknij Pobierz i zapisz plik
pdf-invoices-credit-notes-for-woocommerce.zipna komputerze. - Nie rozpakowuj pliku – WordPress instaluje wtyczkę prosto z ZIP-a.
Safari na Macu potrafi sam rozpakować pobrany plik. Jeśli zamiast pliku ZIP widzisz folder, spakuj go z powrotem (prawy przycisk myszy → Kompresuj) albo wyłącz w Safari opcję otwierania „bezpiecznych” plików po pobraniu.
Krok 2: zainstaluj i włącz wtyczkę
- Zaloguj się do panelu WordPressa (zwykle
twojsklep.pl/wp-admin). - Wejdź w Wtyczki → Dodaj nową wtyczkę i kliknij Wyślij wtyczkę na serwer.
- Wybierz plik
pdf-invoices-credit-notes-for-woocommerce.zipi kliknij Zainstaluj. - Po komunikacie „Wtyczka została zainstalowana” kliknij Włącz wtyczkę.
Wynik: w menu po lewej masz pozycję wpAsist, a w niej tę wtyczkę i ekran Licencje.
Krok 3: aktywuj licencję
- Wejdź w wpAsist → Licencje.
- Przy tej wtyczce wklej klucz z e-maila i kliknij Aktywuj licencję.
- Status zmieni się na Aktywna do … (data końca licencji).
Bez aktywnej licencji nowe dokumenty nie są wystawiane ani wysyłane do KSeF. Wystawione dokumenty dalej pobierzesz – działa też rejestr, eksport CSV/ZIP i pobieranie z Mojego konta.
Klucz działa na jednej domenie. Przeniesienie sklepu na inny adres zrobisz sam w Moje konto → Licencje → Zmień domenę na wpasist.eu. Nowe wersje wtyczki przychodzą w panelu jak każda aktualizacja WordPressa (Kokpit → Aktualizacje), dopóki licencja jest aktywna – ustawienia zostają bez zmian.
Krok 4: Twoja firma i wygląd
Wejdź w WooCommerce → Faktury → Ustawienia:
| Sekcja | Co ustawiasz |
|---|---|
| Twoja firma | Nazwa, adres, NIP, dodatkowe linie (telefon, e-mail, KRS), bank i numer konta, stopka. |
| Wygląd | Szablon (Aurora / Ledger), język dokumentów (zalecane: język zamówienia), kolor marki, logo (PNG, JPG, WebP, SVG), kwota słownie, SKU, pole „Zapłacono”. |
| VAT i daty | „Czynny podatnik VAT” albo „Zwolniony z VAT” – adnotację o zwolnieniu wtyczka wpisze sama w języku faktury (pole puste); data sprzedaży, termin płatności. |
Krok 5: dokumenty i e-maile
| Dokument | Zalecane ustawienia |
|---|---|
| Faktura | Wzór numeru np. FV/{n}/{MM}/{YYYY}, numeracja od nowa co miesiąc, wystawiaj przy statusie „Zrealizowane”, dołączaj do e-maili „Zamówienie zrealizowane” i „Szczegóły zamówienia”. |
| Faktura korygująca | Włączona, wystawiaj automatycznie przy każdym zwrocie, dołączaj do e-maila „Zwrot zamówienia”. |
| Faktura pro forma | Włącz, jeśli przyjmujesz przelewy – dołączaj do e-maila „Zamówienie wstrzymane”. |
| Dokument dostawy | Drukuj z zamówienia albo dołącz do e-maila „Nowe zamówienie”. |
Kliknij Zapisz ustawienia. Potem Narzędzia → Podgląd pokaże fakturę na Twoim ostatnim zamówieniu – nic się nie zapisuje i żaden numer nie jest zużywany.
Przechodzisz z innego programu do faktur? W Narzędzia → Kontynuacja numeracji z innego systemu wpisz numer, który ma dostać następna faktura.
Krok 6: paczka dla księgowej (opcjonalnie)
Sekcja Miesięczna paczka dla księgowej: zaznacz Wysyłaj automatycznie, wpisz e-mail księgowej i dzień miesiąca (1–28, wysyłka o 7:00). Narzędzia → Wyślij paczkę do księgowej teraz wyśle dowolny miesiąc od razu.
Krok 7: KSeF (opcjonalnie)
- W Aplikacji Podatnika KSeF wygeneruj token KSeF z uprawnieniami do wystawiania i przeglądania faktur. Zacznij od środowiska testowego (osobna, testowa aplikacja MF).
- WooCommerce → Faktury → KSeF: wybierz środowisko, wpisz NIP i token, wybierz, które faktury wysyłać (tylko firmy albo wszystkie) i zapisz.
- Kliknij Sprawdź połączenie – powinno pojawić się „Połączono – KSeF przyjął token”.
- Włącz Moduł KSeF włączony. Nowe faktury idą do KSeF w tle, numer KSeF pojawia się w zamówieniu i na PDF w ciągu minuty.
- Gdy na teście wszystko działa – przełącz środowisko na Produkcyjne i wpisz token produkcyjny.
Dokumentu, który jest już w KSeF, nie da się zmienić ani usunąć – błąd poprawiasz fakturą korygującą (zwrot w WooCommerce albo przycisk w zamówieniu).
Najczęstsze problemy
| Objaw | Co zrobić |
|---|---|
| Brak faktury po zamówieniu | Sprawdź licencję, „Faktury włączone” i statusy w „Wystawiaj automatycznie przy statusie”. Powód znajdziesz w notatce zamówienia i w WooCommerce → Status → Logi (źródło wpainv). |
| Brak korekty po zwrocie | Korekta wymaga faktury do zamówienia. Wystaw fakturę i kliknij „Korekta do zwrotu …” w ramce zamówienia. |
| E-maile nie dochodzą | Zainstaluj wtyczkę SMTP – poczta WordPressa bez SMTP często trafia do spamu. |
| KSeF: błąd | Najedź na status albo otwórz zamówienie – komunikat KSeF mówi, co jest nie tak (token, NIP, uprawnienia). „Ponów błędne” wysyła jeszcze raz. W logach źródło wpainv-ksef. |
| Pomyłka na fakturze | Wystaw korektę. Usunąć można tylko najnowszy dokument w serii (bez luk w numeracji); dokumentu z KSeF nie da się usunąć. |
Historia zmian (changelog)
1.0.4 – 2026-10-25
- Wydanie zgodności: przetestowane z WordPress 7.1 i WooCommerce 11.2 (HPOS, kasa blokowa i klasyczna, WPML, Elementor) – automatyczne faktury, korekty do zwrotów, pro formy, listy przewozowe, rejestr dokumentów i pobieranie przez klienta; bez zmian funkcjonalnych.
1.0.3 – 2026-10-24
- Licencja: wtyczka przy sprawdzaniu klucza podaje swoją nazwę, więc klucz działa tylko we wtyczkach, które obejmuje (jedna wtyczka, pakiet albo All Access).
- wpAsist → Licencje: nowe „Użyj tego klucza we wszystkich wtyczkach wpAsist” – klucz pakietu lub All Access aktywuje się od razu we wszystkich wtyczkach; wtyczki, których klucz nie obejmuje, zachowują własny klucz.
1.0.2 – 2026-10-24
- Szablon Ledger: logo w lewym górnym rogu, pod nim numer dokumentu, z prawej daty i numer zamówienia.
1.0.1 – 2026-10-24
- Faktury w języku zamówienia: zapisywany jest język, w którym klient kupował (WPML, Polylang, TranslatePress), oraz ustawienie „Język dokumentów” (język zamówienia, język strony, angielski, polski).
- Logo w formacie WebP i innych jest automatycznie przygotowywane do PDF.
- Szablon Ledger: bez czarnej ramki wokół numeru, adresy w kolejnych liniach.
- Adnotacje o zwolnieniu z VAT i odwrotnym obciążeniu drukują się automatycznie w języku faktury.
1.0.0 – 2026-10-24
- Pierwsze wydanie: faktury, faktury korygujące, pro formy i dokumenty dostawy; wzory numeracji z resetem rocznym lub miesięcznym; kopie archiwalne; rejestr z eksportem CSV/ZIP i miesięczną paczką dla księgowej; pole NIP w kasie klasycznej i blokowej; dwa szablony; tłumaczenie PL.
- Moduł KSeF (KSeF API 2.0, FA(3)): wysyłka w tle lub przyciskiem, numer KSeF i kod QR na PDF, pobieranie UPO i XML.
- Licencja wpAsist i menu: przegląd, licencje, aktualizacje z wpasist.eu.
Forum dla klientów
Pytaj, zanim się zirytujesz 🙂
Problem po instalacji? Coś niejasne w instrukcji? Tu nie ma głupich pytań, są tylko sklepy, które jeszcze nie działają tak, jak powinny. Odpisujemy osobiście, zwykle tego samego dnia.
Forum dostępne tylko dla klientów. Zaloguj się albo kup wtyczkę, żeby rozwinąć swój sklep razem z nami i móc zadawać pytania i otrzymać wsparcie.
