Automatyczne faktury w WooCommerce po realizacji zamówienia

5 listopada 20265 min czytaniaKsięgowość i faktury

W skrócie: WooCommerce nie wystawia faktur – e-mail z potwierdzeniem zamówienia nie jest fakturą. W wielu sklepach ktoś codziennie przepisuje zamówienia do programu fakturowego. Da się to zautomatyzować: faktura powstaje sama, gdy zamówienie dostanie wybrany status, np. „Zrealizowane”, ma poprawny numer i trafia do klienta e-mailem oraz do jego konta. Poniżej wyjaśniamy, kiedy wystawić fakturę, co musi się na niej znaleźć i jak ustawić to krok po kroku.

Czy WooCommerce wystawia faktury?

Nie. WooCommerce ma e-maile o zamówieniu, ale nie ma faktur, numeracji dokumentów ani pola na NIP. Dlatego sklepy zwykle wybierają jedną z dróg:

wystawiają faktury ręcznie w osobnym programie,
łączą sklep z zewnętrznym serwisem fakturowym,
wystawiają faktury bezpośrednio w sklepie, z danych zamówienia.

Trzecia droga ma jedną dużą zaletę: faktura powstaje dokładnie z tych danych, które klient wpisał w kasie, więc nic nie trzeba przepisywać.

Kiedy wystawić fakturę w sklepie internetowym?

Przepisy VAT dają sporo swobody: fakturę wystawia się zasadniczo najpóźniej 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu dostawy, a przy płatności z góry – po miesiącu otrzymania zapłaty. W praktyce sklepy wybierają moment według swojego procesu:

Moment wystawienia	Kiedy pasuje	Na co uważać
Po opłaceniu („W trakcie realizacji”)	Klient dostaje fakturę od razu po płatności	Przy anulowaniu zamówienia potrzebna będzie korekta
Po zrealizowaniu („Zrealizowane”)	Faktura odpowiada temu, co faktycznie wysłano	Klient czeka na fakturę do wysyłki
Ręcznie, na żądanie	Mało zamówień z fakturą, głównie konsumenci	Łatwo o pominięcia

Najczęstszy wybór to „Zrealizowane” – faktura odpowiada temu, co naprawdę wyszło z magazynu, więc korekt jest najmniej.

Data wystawienia a data sprzedaży

Na fakturze są dwie daty. Data wystawienia to dzień utworzenia faktury, a data sprzedaży to dzień dostawy lub otrzymania zapłaty. Gdy faktura powstaje automatycznie przy statusie, data sprzedaży może być np. datą zrealizowania albo opłacenia zamówienia.

Co musi być na fakturze ze sklepu?

Faktura VAT musi zawierać m.in.:

datę wystawienia i kolejny, unikalny numer,
dane sprzedawcy i nabywcy, a przy sprzedaży firmie – NIP nabywcy,
datę sprzedaży, jeśli różni się od daty wystawienia,
nazwę towaru lub usługi, ilość i cenę jednostkową netto,
stawkę VAT, sumy netto, VAT i brutto w podziale na stawki.

Jeśli korzystasz ze zwolnienia z VAT (np. art. 113 ustawy o VAT), na dokumencie zamiast stawek pojawia się adnotacja o zwolnieniu.

Numeracja faktur bez luk i dubli

Numer faktury musi być kolejny i unikalny w ramach serii. W sklepie, w którym kilka zamówień może zostać zrealizowanych w tej samej sekundzie, to wcale nie jest oczywiste. Dobre rozwiązanie:

korzysta ze wzoru numeru, np. FV/{n}/{MM}/{YYYY}, czyli FV/12/11/2026,
pozwala wybrać, czy numeracja zaczyna się od nowa co miesiąc, co rok, czy jest ciągła,
blokuje numer na czas wystawiania, żeby dwa zamówienia nigdy nie dostały tego samego numeru,
pozwala kontynuować numerację z poprzedniego programu.

Jak klient dostaje fakturę?

Najwygodniej dla klienta i dla Ciebie, gdy faktura:

jest załącznikiem do e-maila WooCommerce, np. „Zamówienie zrealizowane”,
jest do pobrania w Moim koncie przy zamówieniu,
jest w języku, w którym klient kupował – kto kupił na angielskiej wersji sklepu, dostaje fakturę po angielsku.

Klient pobiera fakturę PDF przy zamówieniu w zakładce Moje konto.

Jak ustawić automatyczne faktury w WooCommerce krok po kroku

WooCommerce nie ma faktur, dlatego potrzebna jest wtyczka. Pokazujemy to na Faktury, korekty i KSeF dla WooCommerce.

Krok 1: uzupełnij dane firmy

Wejdź w WooCommerce → Faktury → Ustawienia i wpisz dane, które pojawią się w polu „Sprzedawca”: nazwę, adres, NIP, bank i numer konta oraz stopkę.

Dane Twojej firmy: pojawiają się w polu „Sprzedawca” na każdej fakturze.

Krok 2: wybierz wygląd

Do wyboru są dwa szablony: Aurora z kolorowym paskiem nagłówka i Ledger w klasycznym układzie w ramkach. Dodaj logo i kolor marki, włącz kwotę słownie i SKU, jeśli ich potrzebujesz.

Krok 3: ustaw numerację i moment wystawienia

W sekcji Faktura wpisz wzór numeru, wybierz, kiedy numeracja zaczyna się od nowa, i zaznacz status, przy którym faktura ma się wystawić sama – np. „Zrealizowane”. Obok wzoru od razu widać, jaki numer dostanie następna faktura.

Wzór numeru z podglądem następnego numeru, status, przy którym faktura wystawia się sama, i e-maile z załącznikiem.

Krok 4: wybierz e-maile i Moje konto

Zaznacz, do których e-maili WooCommerce dołączać fakturę, np. „Zamówienie zrealizowane” i „Szczegóły zamówienia”, oraz czy klient może ją pobrać w swoim koncie.

Krok 5: sprawdź podgląd

W Narzędzia → Podgląd zobaczysz fakturę wygenerowaną na Twoim ostatnim zamówieniu. Nic się nie zapisuje i żaden numer nie jest zużywany.

Faktura wygenerowana z zamówienia: dane sprzedawcy i nabywcy z NIP-em, pozycje, VAT i kwota słownie.

Na co uważać przy automatycznych fakturach?

Faktury się nie zmieniają. W chwili wystawienia dane firmy, nabywcy i pozycje zapisują się w dokumencie. Późniejsza zmiana zamówienia czy ustawień nie zmienia wystawionej faktury – i dobrze, bo tak wymagają przepisy.
Pomyłkę poprawiasz korektą. Usunąć można tylko najnowszy dokument w serii, żeby nie powstała luka w numeracji. Zobacz jak wystawić fakturę korygującą w WooCommerce.
Zamówienia za 0 zł. Zdecyduj, czy darmowe zamówienia mają dostawać fakturę.
Faktury dla firm a KSeF. Faktury B2B muszą dziś trafiać do KSeF. Opisaliśmy to w poradniku jak automatycznie wysyłać faktury z WooCommerce do KSeF.

Najczęstsze pytania

Czy e-mail z potwierdzeniem zamówienia może być fakturą?

Nie. Potwierdzenie zamówienia nie zawiera elementów wymaganych na fakturze, np. kolejnego numeru i danych w podziale na stawki VAT.

Przy jakim statusie najlepiej wystawiać faktury?

Najczęściej przy „Zrealizowane”, bo faktura odpowiada temu, co faktycznie wysłano. Jeśli klienci oczekują faktury od razu po płatności, wybierz „W trakcie realizacji”.

Czy mogę kontynuować numerację z poprzedniego programu?

Tak. Wystarczy wpisać numer, który ma dostać następna faktura.

Czy klient może sam pobrać fakturę?

Tak. Faktura jest dostępna przy zamówieniu w zakładce Moje konto i jako załącznik do wybranych e-maili.

Czy faktury działają w sklepie wielojęzycznym?

Tak. Faktura może być w języku zamówienia (WPML, Polylang, TranslatePress) albo zawsze w jednym, wybranym języku.

Faktury, korekty i KSeF dla WooCommerce

Faktury wystawiane automatycznie, korekta do każdego zwrotu, pro formy, rejestr z paczką dla księgowej i wysyłka do KSeF – prosto ze sklepu. Przetestuj 7 dni za darmo, wersja Pro kosztuje 197 zł/rok.

Wypróbuj za darmo Instrukcja wtyczki

← Wszystkie wpisy

Jak automatycznie wystawiać faktury w WooCommerce po zrealizowaniu zamówienia?

Czy WooCommerce wystawia faktury?