W skrócie: WooCommerce wysyła klientowi e-maile tylko przy kilku statusach, m.in. gdy zamówienie jest w realizacji i gdy jest zrealizowane. Wszystko, co dzieje się pomiędzy, np. produkcja, oczekiwanie na towar czy przygotowanie do odbioru, odbywa się w ciszy. Właśnie wtedy klienci piszą „co z moim zamówieniem?”. Poniżej pokazujemy, które e-maile WooCommerce wysyła domyślnie, jak napisać dobre powiadomienie o zmianie statusu i jak włączyć je dla własnych statusów.
Jakie e-maile do klienta wysyła WooCommerce domyślnie?
Listę wszystkich wiadomości znajdziesz w WooCommerce → Ustawienia → E-maile. Najważniejsze z punktu widzenia klienta:
| Kiedy wychodzi | Do kogo | |
|---|---|---|
| Zamówienie w trakcie realizacji | Po opłaceniu zamówienia | Klient |
| Zamówienie wstrzymane | Gdy zamówienie czeka, np. na przelew | Klient |
| Zamówienie zrealizowane | Gdy oznaczysz zamówienie jako zrealizowane | Klient |
| Zwrot | Po zwrocie pieniędzy | Klient |
| Szczegóły zamówienia | Gdy wyślesz go ręcznie z zamówienia | Klient |
| Notatka do zamówienia | Gdy dodasz notatkę „dla klienta” | Klient |
| Nowe zamówienie | Po złożeniu zamówienia | Sklep |
Każdy z tych e-maili włączysz, wyłączysz i dopasujesz: temat, nagłówek i dodatkową treść.
Czego brakuje w e-mailach WooCommerce?
WooCommerce zna tylko swoje domyślne etapy. Gdy dodasz własne statusy, np. „W produkcji” albo „Gotowe do odbioru”, żaden e-mail przy nich nie wyjdzie. Klient zostaje z informacją „w trakcie realizacji” na kilka dni, czasem tygodni.
Ręczna notatka dla klienta przy każdym zamówieniu to rozwiązanie awaryjne: zajmuje czas, łatwo o niej zapomnieć, a każdy w zespole pisze ją inaczej.
Dlaczego warto informować klienta o każdym etapie?
- Mniej pytań do obsługi. Klient, który dostał e-mail „Twoje zamówienie jest w produkcji, potrwa to 3 dni”, nie pisze drugiego dnia z pytaniem.
- Większe zaufanie. Regularna informacja pokazuje, że zamówienie nie utknęło i ktoś się nim zajmuje.
- Mniej rezygnacji. Przy dłuższej realizacji brak informacji to częsty powód anulowania zamówienia.
- Lepsze opinie. Klient, który wiedział, czego się spodziewać, rzadziej wystawia negatywną ocenę za czas realizacji.
Jak napisać dobry e-mail o zmianie statusu?
Odpowiedz na trzy pytania
Każda wiadomość powinna mówić: co się dzieje teraz, ile to potrwa i co będzie dalej. Jeśli od klienta czegoś potrzebujesz, napisz to wprost i na początku.
Temat, który mówi wszystko
Dobry temat zawiera numer zamówienia i nowy etap, np. „Zamówienie nr 1234 jest w produkcji”. Klient nie musi otwierać wiadomości, żeby wiedzieć, o co chodzi.
Krótko i po ludzku
Dwa, trzy zdania wystarczą. Pisz tak, jak rozmawiasz z klientem w sklepie, a nie jak w regulaminie.
Wzory wiadomości
W produkcji
Cześć {first_name}, Twoje zamówienie nr {order_number} trafiło właśnie do produkcji. Zwykle trwa to 3–5 dni roboczych. Gdy będzie gotowe, napiszemy ponownie.
Czeka na towar od dostawcy
Cześć {first_name}, czekamy jeszcze na dostawę jednego z produktów: {product_titles}. Spodziewamy się go w ciągu 2–3 dni, a potem od razu wyślemy całe zamówienie.
Gotowe do odbioru
Cześć {first_name}, zamówienie nr {order_number} jest gotowe do odbioru w naszym sklepie. Zapraszamy od poniedziałku do piątku w godzinach 9–17. Zabierz ze sobą numer zamówienia.
Czeka na dopłatę
Cześć {first_name}, po zmianie zamówienia nr {order_number} pozostała do zapłaty niewielka różnica. Opłacisz ją w swoim koncie w naszym sklepie. Po zaksięgowaniu wpłaty od razu ruszamy z realizacją.
Jak włączyć e-mail przy zmianie na własny status?
WooCommerce nie wysyła e-maili dla statusów, których sam nie zna, dlatego potrzebna jest wtyczka. Pokazujemy to na wtyczce Własne dodatkowe statusy zamówień w WooCommerce.
Krok 1: otwórz ustawienia statusu
Wejdź w wpAsist → Statusy zamówień → Statusy niestandardowe i kliknij Edytuj przy statusie albo dodaj nowy.
Krok 2: wpisz treść i włącz wysyłkę
W polu Wiadomość do klienta wpisz treść, a potem zaznacz Wysyłaj e-mail do klienta. Przycisk „Zobacz swoje konto” dodaje się do wiadomości automatycznie.
Krok 3: użyj znaczników
Dzięki znacznikom każdy e-mail jest spersonalizowany. Najczęściej używane:
| Znacznik | Co wstawia |
|---|---|
| {first_name} | Imię klienta |
| {order_number} | Numer zamówienia |
| {order_date} | Datę zamówienia |
| {product_titles} | Nazwy zamówionych produktów |
| {order_details} | Produkty oraz adres rozliczeniowy i dostawy |
| {shipping_address} | Adres dostawy |
| {status_to} | Nowy status zamówienia |
Krok 4: ustaw temat i nagłówek
Temat i nagłówek e-maila do klienta zmienisz w WooCommerce → Ustawienia → E-maile, w pozycji E-mail statusu niestandardowego.
Krok 5: sprawdź, jak wygląda wiadomość
Zmień status zamówienia testowego i sprawdź skrzynkę. E-mail ma wygląd pozostałych wiadomości WooCommerce i pokazuje aktualny status, a w notatkach zamówienia pojawia się wpis o wysyłce.
Zadbaj o to, żeby e-mail w ogóle doszedł
- Wysyłka przez SMTP. Wiele hostingów wysyła pocztę w sposób, który skrzynki traktują jak spam. Wtyczka SMTP i konto pocztowe w Twojej domenie rozwiązują większość problemów.
- Adres nadawcy w Twojej domenie. E-mail z adresu sklep@twojsklep.pl budzi większe zaufanie niż z ogólnego adresu.
- Test na kilku skrzynkach. Sprawdź Gmaila, Outlooka i polskie skrzynki, np. Onet czy WP.
Ile e-maili to za dużo?
Klient chce wiedzieć, co się dzieje, ale nie potrzebuje wiadomości o każdym kliknięciu w panelu. Dobra zasada: e-mail przy etapach, które trwają dłużej niż dzień albo wymagają działania klienta. Krótkie etapy wewnętrzne, np. „Kompletowanie”, zostaw bez e-maila do klienta, ewentualnie z powiadomieniem dla zespołu.
Najczęstsze pytania
Czy WooCommerce wysyła e-mail przy każdej zmianie statusu?
Nie. Tylko przy kilku statusach domyślnych, m.in. „W trakcie realizacji”, „Wstrzymane” i „Zrealizowane”. Przy własnych statusach nie wysyła nic.
Czy mogę wysłać e-mail przy zmianie statusu tylko do wybranych klientów?
E-mail jest przypisany do statusu, więc dostanie go każdy klient, którego zamówienie trafi do tego statusu. Jeśli chcesz rozróżnić klientów, użyj osobnych statusów.
Czy e-mail o własnym statusie wygląda jak pozostałe e-maile WooCommerce?
Tak. Korzysta z szablonu WooCommerce, więc ma te same kolory, logo i stopkę.
Czy wysłanie e-maila widać w zamówieniu?
Tak. Każdy wysłany e-mail zostawia notatkę w zamówieniu.
Czy mogę powiadomić przy zmianie statusu także swój zespół?
Tak. Ten sam status może wysłać osobny e-mail do magazynu czy księgowej. Opisaliśmy to w poradniku jak powiadamiać magazyn i księgową o zmianie statusu.
2 listopada 2026 · 5 min czytania
Jak wysłać klientowi link do płatności za zamówienie w WooCommerce?
Zamówienie przyjęte przez telefon, dopłata po zmianie albo płatność, która się nie udała – w każdej z tych…
31 października 2026 · 5 min czytania
Jak automatycznie zmieniać status zamówienia w WooCommerce według płatności i wysyłki?
Odbiór osobisty, pobranie, paczkomat – a w WooCommerce wszystko ląduje w jednym statusie. Zobacz, jak ustawić reguły, które…
30 października 2026 · 5 min czytania
Jak edytować zamówienie w WooCommerce po złożeniu – także opłacone?
Klient dzwoni, że chce dorzucić produkt, a WooCommerce nie pozwala już ruszyć zamówienia. Wyjaśniamy, kiedy zamówienie można edytować,…
29 października 2026 · 5 min czytania
Jak zmienić nazwę statusu zamówienia w WooCommerce, np. „W trakcie realizacji”?
„Wstrzymane” brzmi jak problem, a „Zrealizowane” nie mówi, czy paczka już jedzie. Zobacz, kiedy warto zmienić nazwy domyślnych…
28 października 2026 · 7 min czytania
Jak dodać własny status zamówienia w WooCommerce – bez kodu, z własnym kolorem?
WooCommerce ma kilka wbudowanych statusów zamówień, ale nie pozwala dodać własnych. Zobacz, kiedy warto mieć statusy takie jak…
1 listopada 2026 · 7 min czytania
Jak nie sprzedać dwa razy tego samego towaru w sklepie WooCommerce i na Allegro?
Ostatnia sztuka sprzedana w sklepie i chwilę później na Allegro – to najczęstszy i najdroższy problem sprzedaży w…
