Weryfikacja numeru VAT UE w VIES i odwrotne obciążenie

Odwrotne obciążenie VAT, które liczy się samo w kasie

Sprzedaż B2B do innych krajów wymaga sprawdzenia numeru VAT klienta i prawidłowego naliczenia (albo zdjęcia) podatku. Ręczne sprawdzanie każdego numeru w VIES kosztuje czas i grozi błędem. VIES VAT robi to automatycznie, w chwili składania zamówienia – i od wersji 2.0 wie też, kiedy VAT musi zostać mimo poprawnego numeru.

Ręczne sprawdzanie numerów nie nadąża za zamówieniami

Każdy numer VAT firmy z innego kraju trzeba sprawdzić w rejestrze, zanim zdejmiesz podatek. Przy prawdziwym ruchu nie da się tego robić ręcznie przy każdym zamówieniu bez opóźniania wysyłek albo błędów na fakturach.

Weryfikacja na żywo i właściwa zasada VAT:

Oficjalne rejestry, bez konta i klucza API

UE – wszystkie 27 krajów i Irlandia Północna przez unijny serwis VIES. Norwegia – rejestr Brønnøysund. Szwajcaria i Liechtenstein – rejestr UID. Wielka Brytania – HMRC (darmowa rejestracja aplikacji w HMRC Developer Hub). Dla ponad 70 krajów (m.in. Indie, Australia, Kanada, Brazylia, Turcja) wtyczka sprawdza format i cyfrę kontrolną, więc literówki wychodzą przed zamówieniem.

Przykład: niemiecka firma wpisuje numer w kasie – po chwili widzi „Potwierdzono w EU VIES. VAT został usunięty z zamówienia.”, a Ty nie robisz nic.

Nie tylko „poprawny numer = bez VAT”

Sklep w UE: odwrotne obciążenie dla firm z innych krajów UE i eksport poza UE. Towar rozlicza się według adresu dostawy, usługa według adresu klienta – niemiecka firma, która każe dostarczyć towar do Polski, zapłaci polski VAT. Sklep spoza UE (UK, Szwajcaria, Norwegia): sprzedaż krajowa z VAT, firmy zagraniczne bez. Wtyczka zna też terytoria specjalne: Wyspy Kanaryjskie, Ceutę, Melillę, Livigno, Wyspy Alandzkie, Irlandię Północną, Monako i inne.

Formularz zamówienia dopasowany do firm

Pole VAT działa w kasie klasycznej, blokowej i w Moje konto → Adresy. Może być opcjonalne, wymagane dla każdego albo wymagane tylko dla klientów z krajów UE. Ustawienie Pole Nazwa firmy włączasz albo wyłączasz jednym checkboxem – pole pojawi się nawet wtedy, gdy motyw lub WooCommerce ma je wyłączone, a nazwa firmy może być wymagana razem z numerem VAT. Opcja Pola firmowe na górze formularza przestawia kasę tak, że zaczyna się od e-maila, potem jest nazwa firmy i numer VAT, a dopiero potem adres. Do tego wymóg prefiksu kraju (DE123456789) oraz własna etykieta i opis pola, tłumaczone przez WPML i Polylang.

Gdy rejestr nie działa

Klient nie czeka w nieskończoność – ustawiasz maksymalny czas oczekiwania (domyślnie 8 sekund). Po nim wybierasz: zostaw VAT (bezpiecznie) albo przyjmij zamówienie bez VAT z Twoim komunikatem, np. „Przyjmiemy Twoje zamówienie bez VAT, a numer sprawdzimy po złożeniu zamówienia.” Numer jest potem sprawdzany w tle, a takie zamówienie świeci się na czerwono na liście zamówień z etykietą „Zweryfikuj przed wysyłką” – sprawdzasz je, zanim spakujesz towar (podświetlenie włączasz lub wyłączasz w ustawieniach). Gdy VIES jest przeciążony, wtyczka może przyjąć numer potwierdzony w ostatnich dniach (domyślnie 7). Zamówienia cyfrowe mogą czekać wstrzymane, aż numer zostanie potwierdzony – potem zwalniają się same.

Dowód sprawdzenia w zamówieniu

W zamówieniu zapisują się: numer, odpowiedź rejestru, nazwa i adres firmy z rejestru, data i – gdy podasz swój numer VAT – oficjalny numer konsultacji VIES/HMRC. W panelu masz przyciski „Sprawdź ponownie” i „Sprawdziłem – potwierdzam” oraz kolumnę z numerem VAT na liście zamówień. Numer i adnotacja prawna (art. 138 / 146 / 196 dyrektywy VAT) trafiają do e-maili, na stronę podziękowania i do faktur PDF, także z naszej wtyczki PDF Invoices, Credit Notes & KSeF.

Działa tam, gdzie działa Twój sklep

Zgodna z HPOS, kasą klasyczną i blokową WooCommerce, WPML, Polylang i TranslatePress. Panel po polsku i po angielsku. Numery VAT są uwzględnione w eksporcie i usuwaniu danych osobowych (RODO). Przy aktualizacji z wersji 1.x ustawienia przenoszą się same, a stare zamówienia zachowują dane VAT.

Uruchomisz ją w kilka minut

Wgrywasz ZIP, aktywujesz licencję, a kreator w 3 krokach ustawia kraj sklepu, pole w kasie i stawki VAT (import podstawowej stawki jednym kliknięciem). Ekran kontroli pokaże, czy wszystko działa, a tryb testowy VIES pozwala sprawdzić kasę przed startem. Za prawidłowe rozliczenie podatku odpowiada sklep – w razie wątpliwości przejrzyj ustawienia z księgowym.

Free czy Pro? Sprawdzisz na pierwszych zamówieniach B2B

Pobierz pełną wersję za darmo i przez 5 dni testuj weryfikację na prawdziwych numerach klientów. Jeśli pasuje, przejdź na Pro jednym kliknięciem, bez ponownej konfiguracji.

Wersja Pro to licencja na rok (99 zł): aktualizacje z panelu WordPressa, pełne wsparcie i wszystkie funkcje bez ograniczeń. Nawet gdyby licencja wygasła, zapisane dowody weryfikacji zostają bezpieczne w Twoim sklepie.